Adhésion et règlement intérieur - Ecole de musique

L’adhésion à l’Ecole de Musique est fixée à 25 € par famille pour toute participation aux activités choisies.
Les activités ont lieu sur 31 semaines en période scolaire et démarrent la deuxième semaine de septembre.
Prêt d’instruments et séance d’essai possible avant l’inscription
Stages de vacances : Prix et calendrier sur demande.
Diverses manifestations : Auditions, scènes ouvertes, fête de la musique, concerts et rencontres culturelles en lien avec d’autres partenaires associatifs et institutionnels.

Le paiement s’effectue par chèque à l’ordre de l’A.V.A.C. accompagné de la fiche d’inscription individuelle.
Une carte d’adhésion familiale vous sera remise à cette occasion.
Possibilité de régler en plusieurs chèques remis au moment de l’inscription (de 1 à 10, encaissés en milieu de mois)
Une attestation pour les comités d’entreprise peut être délivrée sur demande.

PERMANENCES d’ACCUEIL et INSCRIPTIONS : Le mardi de 16h30 à 18h et le mercredi matin de 9h30 à 11h

Fiche d’inscription à remettre avec le paiement

Règlement intérieur AVAC

Art. 1 – Objet
Le présent règlement intérieur de l’Association AVAC, située avenue de Provence, est pris en application des articles L-1321-1 et suivants du code du travail.
Il fixe l’ensemble des conditions de fonctionnement de l’Association dans le cadre de toutes les activités qui y sont dispensées conformément aux statuts.

Art. 2 – Champ d’Application
Les dispositions du présent règlement intérieur s’appliquent à toutes les personnes dans le périmètre de l’Association, à savoir :

Les membres adhérents
Les salariés
Les intervenants extérieurs qu’ils soient rémunérés ou non
Toute personne invitée par un adhérent à pénétrer dans les locaux, quel que soit l’objet de sa démarche
Chaque personne doit avoir pris connaissance du règlement, par voie d’affichage ou par tout autre support (informatique ou courrier postal). Son adhésion à l’Association implique de fait l’approbation du présent règlement.

Art. 3 – Fonctionnement de l’Association

Art. 3.1 – Adhésion et règlement des adhérents
Une adhésion est nécessaire pour l’inscription aux diverses animations proposées par l’AVAC.
Les inscriptions ou réinscriptions s’effectuent chaque année à partir de la tenue du forum des associations début septembre.
Pour l’Ecole de Musique, une priorité à l’inscription est réservée aux élèves résidant à Valensole, tant pour l’enseignement de la formation musicale que pour l’instrument.
Le montant de cette adhésion et les modalités d’application sont fixés chaque année sur proposition du conseil d’administration.

Art. 3.2 – Modalités de paiement
L’adhésion se règle au même moment que l’inscription annuelle lors du forum ou du démarrage de l’activité.
Le paiement des activités s’effectue, dans tous les cas, en totalité dès l’inscription avec encaissement échelonné possible sur l’année, jusqu’à 10 encaissements entre Octobre et Juillet de l’année comptable de l’Association.
Un tarif dégressif est consenti pour les familles qui participent à plusieurs cours individuels.
Toute année commencée pour les activités d’enseignement étant due, aucun remboursement ne sera accordé, sauf cas de force majeure dûment justifié ; par exemple en cas de décès, perte d’emploi, déménagement, immobilisation médicale de longue durée. En cas de contestation, la décision finale est prise par le Conseil d’Administration.

Art. 3.3 – Planning des activités
Les différentes activités faisant appel à un personnel rémunéré fonctionnent sur le rythme de l’année scolaire d’Octobre à Juin.
En cas d’absence :

S’il s’agit de l’absence de l’animateur, celui-ci doit informer au plus tard le matin ses élèves ainsi que l’assistante administrative ; dans la mesure du possible il proposera un nouveau créneau horaire pour rattraper les cours non effectués
S’il s’agit de l’absence d’un élève, celui-ci doit avertir l’animateur ; une absence de plus de 3 séances doit faire en plus l’objet d’une information vers l’assistante administrative

Chaque année, un planning d’occupation des locaux est établi et doit être respecté par chaque membre ; toute demande de changement doit être adressée à l’assistante administrative ou à défaut la secrétaire du bureau.

Art. 3.4 – Rôles et responsabilités des animateurs
Les animateurs s’engagent à ne donner aucun cours à titre privé dans les locaux mis à la disposition de l’Association.
Pour des raisons de sécurité, lors des activités, la porte d’entrée et une porte fenêtre donnant sur le balcon à l’opposé doivent toujours être déverrouillées et libres d’accès afin de faciliter l’évacuation éventuelle. L’animateur, ou toute personne responsable de l’organisation d’une réunion, doit s’assurer de la fermeture de l’ensemble des portes et fenêtres avant de quitter les locaux.
Chaque animateur est responsable de l’animation pédagogique et de la discipline pendant ses cours. Il rend compte de son activité au directeur pédagogique et d’éventuelles difficultés techniques, matérielles ou organisationnelles à un membre du Conseil d’Administration ou à l’assistante administrative.

Art. 3.5 – Obligation des adhérents
Les parents ou tuteurs s’engagent à vérifier la présence de l’animateur avant de laisser leur(s) enfant(s) mineur(s) dans les locaux et à être présents dès la fin des cours. Ils doivent donner leur autorisation à l’animateur de laisser l’enfant quitter les lieux dans le cas où l’enfant rentre seul ou accompagné par une tierce personne.
L’animateur est dégagé de toute responsabilité envers les élèves dès la fin du cours.
Il est demandé aux adhérents et animateurs de respecter les horaires de début et de fin des activités.

Art. 4 – Sécurité

Art. 4.1 – Alcool et produits stupéfiants
Il est formellement interdit de pénétrer ou de demeurer dans les locaux de l’Association en état d’ivresse tel que défini par les articles 3353-1 à 3353-5-1 du code de santé publique, ainsi que sous l’emprise de produits stupéfiants telle que définie à l’article 3421-1 du même code de santé publique.
La consommation de boissons alcoolisées est interdite dans les locaux.
Toute dérogation est soumise à l’approbation d’un membre du Conseil d’Administration.

L’Association, par l’intermédiaire de son président, son bureau ou son Conseil d’Administration, se réserve le droit de prendre toutes les mesures nécessaires dans le but de prévenir ou de faire cesser immédiatement un danger auquel seraient exposés des biens ou des personnes et protéger leur intégrité physique et mentale.

Art. 4.2 – Repas sur place
La prise ponctuelle de repas sur place est tolérée. Dans ce cas, l’utilisateur doit veiller à ce que les locaux et meubles restent propres et fermés, y compris four et réfrigérateur. Les déchets doivent être remportés (voir Art 5.6).
Pour des raisons d’hygiène, en aucun cas le stockage de produits alimentaires sur plus d’une journée n’est autorisé dans les locaux.

Art. 4.3 – Interdiction de fumer
En l’application du décret N° 2006-1386 du 15 Novembre 2006, il est interdit de fumer ou de vapoter dans les locaux de l’Association. Un espace fumeurs extérieur est dédié sur le balcon en gardant les fenêtres fermées.
Les fumeurs sont chargés de récolter et évacuer leurs mégots et autres déchets liés à la cigarette sans les mettre au sol autour du bâtiment (voir Art 5.6).

Art. 4.4 – Rangement
Les membres de l’Association ont accès aux locaux et meubles qui y sont disposés. A la fin de chaque activité, tout doit être rangé et propre pour respecter les autres usagers et la continuité des activités ; si besoin du matériel de ménage est disponible près des toilettes.

Art. 4.5 – Installations sanitaires
Les toilettes Hommes/Femmes sont mises à disposition des adhérents dans le cadre de leur participation aux activités : elles doivent être tenues en parfait état par chaque utilisateur.
Tout dysfonctionnement technique doit être signalé.

Art. 5 – Prévention et environnement

Art. 5.1 – Visite Médicale des salariés
En application des dispositions légales prévues par les articles R4624-10 et suivants du code du travail, tout salarié de l’Association doit se soumettre aux visites médicales (embauche, période, reprise) sous peine de sanctions.

Art. 5.2 – Moyens de secours et dispositifs de sécurité
Il est formellement interdit de manipuler ou neutraliser les matériels de secours (extincteurs, alarmes, …) Les usagers doivent veiller au libre accès des moyens et matériels de lutte contre l’incendie ainsi que des issues de secours. Les fermetures des volets, des fenêtres et de la porte d’entrée doivent être correctement enclenchées.

Art. 5.3 – Situation dangereuse
Toute personne ayant un motif raisonnable de penser qu’une situation présente un danger grave et imminent pour sa vie, sa santé ou celles d’autrui, devra immédiatement avertir un représentant de l’Association présent, ou à défaut un membre du bureau.

Art. 5.4 – Accidents
Tout accident mettant en cause un salarié de l’Association, même léger, survenu au cours du travail doit être déclaré au plus tard dans les 24 heures, sauf cas de force majeure.

Art. 5.5 – Sortie de matériel et de biens appartenant à l’Association
Le matériel, dont l’Association est propriétaire, est à disposition de tous les membres. Chaque utilisateur doit en prendre soin et signaler tout dysfonctionnement.
Il est possible pour les membres d’emprunter du matériel de façon ponctuelle. Tout matériel emprunté à l’Association doit être signalé dans le carnet de suivi, avec a minima les informations suivantes : Nom de l’emprunteur, identification du matériel, date d’emprunt, date de restitution envisagée.
Les demandes de matériel sur une période longue sont soumises à autorisation d’un membre du bureau.
Dans le cas où le matériel emprunté est retourné cassé ou endommagé, l’information doit être reportée dans le carnet de suivi. Cette information doit aussi faire l’objet d’un e-mail à l’Association en précisant, le cas échéant, le coût estimé de la remise en état sur la base d’un devis.
Dans le cas de dommages répétés ou conséquents, le Conseil d’Administration peut demander une participation à la réparation en tout ou partie et s’opposer à un nouveau prêt de matériel.
Toute tentative de vol reconnue envers un membre de l’Association expose le contrevenant au minimum à l’exclusion de sa qualité de membre.

Art. 5.6 – Tri des déchets
Toute personne utilisant les locaux doit respecter les consignes suivantes :

Les déchets induits par les repas ou la consommation de boissons doivent être enlevés par les usagers. A ce titre, le réfrigérateur mis à disposition ne doit pas constituer un lieu de stockage de denrées alimentaires et boissons pour une durée supérieure à une journée.
Les déchets de cigarettes (mégots et paquets) : les cendriers mis à disposition des fumeurs en extérieur doivent être vidés par ceux-ci chaque jour ; dans l’attente, ils doivent être stockés à l’extérieur des locaux et à l’écart d’emplacements accessibles par les enfants.
Pour tout le reste, des poubelles sont prévues à cet effet.
Art.6 – Usage des locaux
Les locaux occupés par l’Association sont non seulement destinés aux activités régulières, mais constituent également un lieu de travail. A ce titre, la législation sur les lieux de travail s’applique.
Toute personne pénétrant dans les locaux doit se conformer à cet usage, qu’il soit rémunéré ou non.
Les salariés, animateurs de groupe et membres du bureau possèdent une clé de l’entrée qu’ils devront restituer quand ils quittent leur fonction ou ne font plus partie de l’Association. En outre, ils s’engagent à la remplacer à leurs frais en cas de perte. Dans le cadre de la convention DLVA, il est interdit de refaire une clé sans y être autorisé préalablement.

Art.7 – Utilisation des moyens informatiques
Dans un souci de sécurité informatique, tout utilisateur de la box internet à disposition, qu’il soit sur un poste de l’Association ou un poste personnel (PC, Mobile, Tablette) doit en faire un usage visant à éviter toute dérive et notamment :

Pas d’utilisation personnelle abusive et déloyale
En dehors des besoins de l’Association, pas de commandes ou de paiements matérialisés sur les sites internet ; l’Association ne pouvant être tenue responsable en cas d’incidents
Le poste de travail propre à l’Association est dédié en priorité à l’assistante administrative et aux membres du bureau
Les informations à caractère personnel et confidentiel sur les salariés ou les adhérents ne doivent en aucun cas être diffusées aux adhérents ou à l’extérieur. Seuls les salariés et bénévoles en charge des contrats, ressources et finances y ont accès
L’accès à des sites présentant ou incitant à la violence, la haine raciale, portant atteinte à la dignité humaine ou diffusant du contenu à caractère pornographique est formellement interdit
Les e-mails envoyés à partir de la messagerie de l’AVAC sont considérés comme strictement professionnels et ne doivent en aucun cas revêtir un caractère énuméré ci-dessus.

Art.8 – Communication des activités
Toute communication à l’extérieur de l’Association est sous le contrôle et la responsabilité de la secrétaire de l’Association ou de l’assistante administrative.
Pour tout besoin dans ce domaine, chacun doit se rapprocher de ces personnes, quel qu’en soit le motif et les modalités envisagées.

Art.9 – Dispositions relatives au harcèlement
Aucun adhérent, salarié ou intervenant ne doit subir des faits :

Soit de harcèlement sexuel constitué par des propos ou comportements à connotation sexuelle répétés, ou par des pressions graves même non répétées dans le but réel ou apparent d’obtenir des faveurs à caractère sexuel, au profit de l’auteur des faits ou d’un tiers
Soit de harcèlement moral ayant pour objet ou effet une dégradation des conditions de pratiques des activités ou des conditions de travail susceptible de porter atteinte à ses droits et à sa dignité, d’altérer sa santé physique ou mentale, ou de compromettre son avenir.
En l’application des articles 1153-5 et 1152-5, l’Association prendra toutes les dispositions nécessaires pour prévenir les faits de harcèlement, pour y mettre un terme et pour les sanctionner.

Art.10 – Motifs d’exclusion
Un membre de l’Association peut être exclu pour motif grave.
Est considéré comme motif grave toute action faisant obstruction au bon déroulement des activités ainsi qu’au fonctionnement de l’Association.
Aucun remboursement ne pourra alors être demandé.
Pour les salariés, les procédures s’appliquent dans le cadre du code du travail et de la Convention Collective Nationale ECLAT (Métiers de l’Education, Culture, Loisirs et Animations).

Art.11 – Droits à l’image
Toute diffusion publique d’images sous forme de photographies ou de vidéos sonores, quel qu’en soit le support (presse, télévision, site internet, réseau social) ne peut se faire qu’après avoir obtenu par écrit une autorisation individuelle de la personne concernée, ou de son représentant légal s’il s’agit d’un mineur, précisant le support et les conditions de diffusion.

Pour autant que la dignité de l’intéressé soit respectée et que l’image ne soit pas utilisée dans un but commercial, le droit à l’image peut être limité par le droit à l’information, le droit à la liberté d’expression et la liberté artistique et culturelle.
Par exemple :

Image d’un groupe ou d’une scène de rue dans un lieu public si aucune personne n’est individualisée ;
Evénement d’actualité ou manifestation publique ;
Image d’une personnalité publique dans l’exercice de ses fonctions si le but de l’image est d’en informer une structure partenaire ou un élu

Art.12 – Date d’entrée en vigueur et modifications ultérieures
Le présent règlement a été :

soumis à l’approbation du Conseil d’Administration de l’Association
affiché dans les locaux de l’Association
Il est entré en vigueur en janvier 2023 et annule et remplace le règlement intérieur précédent.

Toute modification ultérieure ou tout retrait de clause de ce règlement serait soumis à la même procédure, étant entendu que tout clause qui deviendrait contraire aux dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles applicables à l’Association du fait de l’évolution de ces dernières, serait nulle de plein droit.

Fait à Valensole, janvier 2023
FRANCOIS MENICOT,
Président AVAC